香港会展多点接送涉及不同批次嘉宾、酒店、会场与返程节点。先整理人员分组和准确时间，再让顾问判断车辆组合，有助于减少现场沟通混乱。
按嘉宾批次建立行程表
每批列出抵达时间、人数、行李、酒店与会场地址，以及负责联络的人。需要跨境接送、机场接机和香港本地用车的任务分别列明。
分车时同时核对行李
根据同行关系、席位与行李需求确认每车人员，不只按总人数平均分配。携带展会物料或大件用品时，提前报尺寸并确认是否可承运。
明确接车与等候规则
核对酒店、会场的具体集合位置和接车时段，按现场交通指引调整。确认会议延误、加站、夜间用车与超时等候如何处理及计费。
统一指令与出发前复核
由总负责人维护行程表，向顾问提交同一版本。出发前确认各车司机联络方式、乘客分组、集合点和费用，临时变化通过原联络人重新核对。
